Puhelin piippaa saapunutta viestiä, uusi keskusteluikkuna pomppaa esiin kahden aikaisemman seuraksi ja työsähköpostin lisäksi avoinna on henkilökohtainen sähköposti sekä Facebook. Miksi toimimme näin? Vastaus kysymykseen on yksinkertainen: Saamme emotionaalista tyydytystä tehdessämme useaa asiaa samanaikaisesti.
Multitaskatessamme tunnemme itsemme myös tehokkaiksi. Monta asiaa työstävät vaikuttavat ulospäin tehokkailta ja asiansa osaavilta, jolloin otamme heistä mallia, koska haluamme pyrkiä samanlaiseen tehokkuuteen. Totuus on kuitenkin, että yhtä asiaa kerralla työstävät saavat paljon enemmän aikaiseksi kuin monen asian kimpussa hyörivät.
Mitä aivoissamme tapahtuu tehdessämme asioita samanaikaisesti?
Aivomme eivät kykene keskittymään useisiin asioihin samanaikaisesti. Multitaskaus jakaa aivot ja luo tilanteen, jota tutkijat kutsuvat nimellä "spotlights". Tehdessämme monta asiaa yhtä aikaa aivomme eivät pysty keskittymään hyvin mihinkään, vaan keskittyminen jakaantuu poukkoillen edes takaisin muutaman sekunnin välein.
Yleinen harhaluulo myös on, että multitaskatessa kehittyvät tiedon suodatuskyky, työmuisti sekä kyky vaihtaa tehtävää nopeasti. Tutkimusten mukaan näin ei kuitenkaan ole, vaan multitaskaajat ovat tehottomampia kaikilla näillä osa-alueilla verrattuna yhteen tehtävään kerrallaan keskittyviin työntekijöihin.
Miten työtapoja voi muuttaa?
Itse aloitin sillä, että erotin työ- ja henkilökohtaiset asiat eri selaimille. Aikaisemmin kaikkien ikkunoiden ollessa auki samalla selaimella, oli suuri houkutus katsoa saman tien kuka on laittanut sähköpostia tai kirjoittanut Facebookissa. Nyt henkilökohtaiset "tabit" pysyvät piilossa ja vältyn houkutuksilta.
Mitä muuta kannattaa ottaa huomioon?
1. Tiedosta tehokkain työaika. Tiedosta milloin työskentelet tehokkaimmin ja suunnittele työpäiväsi sen mukaisesti.
2. Priorisoi. Heti työpäivän aloittaessasi käytä aikaa prioritteettilistasi tärkeimmän tehtävän edistämiseen. Vaikka et saisikaan tehtävää tehtyä kokonaisuudessaan on se edennyt ja työstämistä on helppo jatkaa myöhemmin. Tehokkaimmin tehtävää saa edistettyä, kun sen työstämisen mielessä aloittaa jo edellisen työpäivän päätteeksi.
3. Älä poukkoile tehtävien välillä. Itselläni oli tapana vastata sähköposteihin heti niiden saavuttua, jolloin muut tehtävät keskeytyivät. Viestien lähettäjät haluavat saada vastauksen, mutta suurin osa ei odota saavansa sitä heti. Itse olen kokenut tehokkaimmaksi vastailla viesteihin pari kertaa päivässä sopivan hetken tultua.
4. Tee aloituksesta helppoa. Tehtävien päätökseen saattaminen ei ole läheskään niin vaikeaa kuin niiden aloittaminen. Tee tehtävien aloittamisesta helppoa aloittamalla niiden työstäminen mielessä jo edellisenä päivänä. Tehokasta on myös pilkkoa tehtävä osiin ja edetä askel kerrallaan.
5. Tee tehtävälista. Itselläni on tapana tehdä pitkän tähtäimen tehtävälista sekä seuraavan päivän lista. Ei kannata vaatia itseltä liikaa, vaan asettaa realistiset tavoitteet. Jos tehtävälistasta tekee liian pitkän on mahdollisuus ettei saa mitään aikaiseksi, koska tehtävät tuntuvat mahdottomalta eikä niistä saa otetta. Jos tehtävän suorittamiseen menee vain muutama minuutti, kannattaa se tehdä heti pois alta.
Lähteet: The “Myth” of Media Multitasking & Cognitive Control in Media Multitaskers (pdf)