Tapahtumia on monenlaisia. On erilaisia messuja, konferensseja, seminaareja sekä hyväntekeväisyystapahtumia, joilla jokaisella on omat tarkoituksensa ja päämääränsä. Kaikilla tapahtumilla on kuitenkin yhteinen tavoite saada näkyvyyttä, tavoittaa asiakkaita ja kontakteja sekä luoda hyötyä.
Tapahtumasuunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa. Tee selkeät suunnitelmat, rekrytoi tarvittavat henkilöt ja suunnittele markkinointi huolella. Mitä tarkemmat suunnitelmat teet, sitä helpompaa tapahtuman toteuttaminen on. Mitä tapahtumien järjestämisessä kannattaa ottaa huomioon?
Organisointi
Miksi järjestät tapahtuman? Miten sen haluat toteuttaa? Mitä konkreettisia toimenpiteitä se vaatii? Huolella suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä pätee erityisesti tapahtumanjärjestämiseen, sillä itse tapahtumat ovat yleensä niin hektisiä, ettei niissä ehdi miettiä perustavanlaatuisia kysymyksiä. Etukäteen mietityt ja hyvin suunnitellut toimet ohjaavat tapahtuman kulkua kuin itsestään.
Ilmoittautuminen
Tapahtumailmoittautuminen kannattaa avata heti, kun tapahtuma-aika ja paikka on tiedossa. Näin ihmiset saavat tarpeeksi aikaa suunnitella tapahtumalle tilaa kalentereihinsa. Creamailerin tapahtumatyökalulla ilmoittautumisten kerääminen on helppoa: ilmoittautumiset, varasijalle osallistumiset sekä peruutukset onnistuvat helposti. Tämä säästää tapahtumanjärjestäjältä aikaa ja energiaa, koska ilmoittautumisia ja peruutuksia ei tarvitse hoitaa sähköpostitse ja puhelimitse.
Markkinointi – ennen ja jälkeen
Tapahtumatiedotusta ja markkinointia ei kannata jättää viimeisiin päiviin, vaan se kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Kerro jäsenillesi ja asiakkaillesi mikä tapahtuma on kyseessä, miksi tapahtumaan kannattaa osallistua ja miten sinne pääsee. Markkinointi ei suinkaan rajoitu ennen tapahtumaa tapahtuvaksi, vaan markkinointia kannattaa jatkaa tapahtuman jälkeenkin. Voit helposti luoda jälkikampanjat etukäteen ja ajastaa ne lähteväksi silloin kun haluat.
Henkilökohtaiset kutsut
Tapahtumien ei tarvitse nojautua vain sattumanvaraisiin kohtaamisiin. Tapahtumat ovat myös mainio paikka tavata jo olemassa olevia kontakteja. Kutsu jäsenet ja asiakkaat paikalle personoiduin uutiskirjein. Voit keksiä houkuttimeksi osallistumiselle vaikka yllätyslahjan, jonka saa jokainen joka näyttää lähettämäsi kutsukirjeen.
Tapahtuman aikana
Kutsuva ja kohderyhmille suunniteltu tapahtumaympäristö, iloiset työntekijät sekä aktiviteetit houkuttelevat ihmisiä paikalle. Voit järjestää kilpailuja, jotka houkuttelevat tapahtumakävijät luoksesi. Kaikille lisätietoja haluaville voit lähettää saman tien uutiskirjeen, jossa kerrot lisää itsestäsi. Creamailerin avulla voit myös luoda ilmoituksen, joka hälyttää esimerkiksi myyntiä heti, kun joku kiinnostuu toiminnastasi tai tuotteistasi. Näin ollen myyjät voivat olla yhteydessä potentiaaliseen asiakkaaseen heti, eikä vasta tapahtuman jälkeen.
Tapahtuman jälkeen
Mikä toimi ja mikä ei? Käy tapahtuma läpi tapahtumatiimisi kanssa ja mieti mitkä asiat toimivat ja mitkä tarvitsevat kehittämistä. Kirjaa huomiot ylös tulevia tapahtumia ja niiden järjestämistä ajatellen. Jokaisesta tapahtumasta oppii aina jotain, jolloin seuraavista voidaan järjestää entistäkin parempia.
Lue lisää: Tapahtumanjärjestäjän pääkysymykset - Miksi, miten ja mitä?